Terminals

Terminal-IDs der Kassen/Kartenterminals dieses Kunden, zur Dokumentation.

Paket und Zusätze

Grundpaket je Terminal: Easy (alles fürs Gesetz), Premium (Büro-Funktionen + persönlicher Service) oder Business (Premium + GPS + Funk + Buchhaltung). Zu Premium lassen sich GPS und Funk einzeln dazubuchen; die externe Zentrale gibt es zu jedem Paket. Paket und Zusätze bestimmen, welche Bereiche der Kunde in der Kassen-App nutzen kann.

Persönlicher Service

Premium und Business enthalten 2 Stunden persönlichen Service je Vertragsjahr und Firma. Darüber hinaus – und bei Easy ab der ersten Minute – 95 €/h netto, abgerechnet in 15-Minuten-Schritten. Fehler der App beheben ist in jedem Paket inklusive und zählt nicht. Jede Leistung hier eintragen.

Kassen-App-Verbindung –

Bestimmt, welche Firma in der Kassen-App zu diesem Kunden gehört. Danach werden Branche und freigeschaltete Module dorthin übertragen und dort auch serverseitig durchgesetzt. Ohne Verknüpfung behält der Kunde in der Kassen-App alle Module.

Signaturzähler

RKSV-Signaturen (fiskaly SIGN AT) – aktuell manuell erfasst.

Rechnungen dieses Kunden

Abo-Lauf

Welche Kunden sind im gewählten Monat mit ihrer Abo-Rechnung dran (Vertragsjahr beginnt bzw. monatliche Abrechnung)? Angelegt werden nur Entwürfe – Nummer und Fälligkeit bekommen sie erst bei der Freigabe unter Rechnungen.

Mahnungen

Offene, überfällige Ausgangsrechnungen. Zahlungserinnerung, 1. und 2. Mahnung jeweils erst nach Ablauf der Frist aus den Einstellungen; Mahnspesen stehen nur im Schreiben, sie werden nicht gebucht.

Abo-Läufe

Protokoll der angelegten Abo-Rechnungen, neueste zuerst. Wird ein Abo-Entwurf gelöscht, steht der Lauf als „storniert“ dabei und der Zeitraum ist wieder fällig.

Fällig & offen

Gebuchte Belege, die über das Firmenkonto bezahlt werden, und Abrechnungen des Zahlungspartners, deren Auszahlung noch fehlt.

Wiederkehrende Belege

Lieferanten mit monatlichem Beleg, für die in diesem Monat noch keiner erfasst ist. „Übernehmen“ legt einen Entwurf mit den Werten des letzten Belegs an.

Entwürfe

Beleg

Neuer Beleg

Buchungsvorschau

Lieferanten

Konto, Steuerschlüssel und Zahlungsart werden bei neuen Belegen vorbelegt. Es gibt genau einen Zahlungspartner.

Lieferant anlegen

Kontoauszug hochladen

Am besten CAMT.053 aus dem Online-Banking (enthält IBAN und Salden). CSV geht auch – dann die Spalten einmal zuordnen; die Zuordnung wird je Konto gemerkt. Bereits hochgeladene Zeilen werden erkannt und nicht doppelt übernommen.

Bankzeilen

Grün = ein sicherer Vorschlag (mit „Bestätigen“ übernehmen), gelb = Vorschlag zum Prüfen, grau = selbst zuordnen. Eine Zuordnung bucht sofort; „Aufheben“ bucht sie per Gegenbuchung zurück.

Abstimmung

Bankkonto laut Buchhaltung gegen den Endsaldo des letzten Kontoauszugs.

Kontoauszüge

Ein falsch eingelesener Auszug (z. B. falsche Spalten) kann verworfen werden, solange keine seiner Zeilen zugeordnet ist. Die Datei bleibt aufbewahrt.

Merkregeln

Gemerkte Empfänger schlagen künftig dieselbe Zuordnung vor (immer zum Bestätigen).

Umsatzsteuervoranmeldung

Kennzahlen des Formulars U30 je Zeitraum (Monat oder Quartal laut Einstellungen), berechnet aus dem Journal. Zeiträume mit nicht abgeschlossenen Monaten sind vorläufig.

Verprobung

Rot sperrt die Meldung, die der Punkt betrifft (UVA, ZM oder beide); gelb ist zu prüfen, info nur zur Kenntnis.

Zusammenfassende Meldung

Nicht steuerbare EU-Leistungen (sonstige Leistungen) je UID des Empfängers. Ohne UID ist die ZM unvollständig.

Meldungen

Jede Meldung bleibt gespeichert, neueste zuerst; eine Berichtigung ist eine neue Meldung. Ohne FinanzOnline-Zugang: XML herunterladen, in FinanzOnline hochladen und hier als manuell hochgeladen markieren.

FinanzOnline-Verbindung

Die Zugangsdaten liegen nur als Cloudflare-Secrets vor; hier steht nur, ob sie gesetzt sind. Der Modus (Test/Echt) wird in den Einstellungen umgestellt.

Fristen

UVA am 15. des zweitfolgenden Monats, ZM bis Ende des Folgemonats (nur bei EU-Leistungen), KöSt-Vorauszahlungen, Jahresabschluss. Eine Testübermittlung erledigt keine Frist.

Lohnkonto

Je Person und Monat die Zahlen aus der Lohnabrechnung des Lohnbüros (keine Lohnverrechnung hier). Gebucht wird am Monatsletzten: Aufwand an Verbindlichkeiten (Netto an die Person, ÖGK, Finanzamt, Gemeinde). Fällig: Netto am Monatsletzten, ÖGK/Finanzamt/Gemeinde am 15. des Folgemonats. Bei einer selbständigen Person (SVS) gibt es keine Lohnsteuer und keine Sozialversicherung im Lohn. Beträge in Euro.

Lohn-CSV des Lohnbüros

Semikolon-getrennt mit Kopfzeile monat;person;brutto;sv_dn;lohnsteuer;netto;sv_dg;db;dz;kommunalsteuer, Beträge in Euro (Komma oder Punkt), Person mit genau dem Namen aus den Einstellungen, höchstens 50 Zeilen. Erst die Vorschau, dann „Übernehmen“ – übernommen wird nur eine Datei ganz ohne Fehler.

Löhne im Wirtschaftsjahr

„bezahlt“ markiert eine Zahlung von Hand (nur für Zahlungen vor dem Bankimport – sonst im Reiter Bank zuordnen). Ein Lohn mit erfasster Zahlung lässt sich erst nach „aufheben“ stornieren.

Anlage erfassen

Anlagevermögen über der GWG-Grenze wird linear abgeschrieben (Halbjahresregel), bis zur Grenze wahlweise sofort als GWG. „aus Beleg“: ein schon gebuchter Eingangsbeleg wird vom Aufwandskonto auf das Anlagekonto umgebucht (der Kauf wird nicht noch einmal gebucht). Beträge in Euro.

Anlagenverzeichnis

AfA und Anlagenspiegel

Die AfA wird je Wirtschaftsjahr am Bilanzstichtag gebucht – nur für abgelaufene Wirtschaftsjahre; noch nicht gebuchte frühere Jahre kommen mit. Ist der Stichtagsmonat schon abgeschlossen, geht es nicht mehr.

Jahresabschluss

Assistent in vier Schritten zum Bilanzstichtag: Prüfung, Abschlussbuchungen, Bilanz und GuV, Paket und Abschließen. Bilanz nach § 224 UGB (Kleinstkapitalgesellschaft), GuV nach § 231 Abs. 2 UGB. Gliederung und Steuersätze vor dem ersten echten Abschluss einmal mit dem Steuerberater durchsehen.

Schritt 1: Prüfung

Alle Monate bis einschließlich des Stichtagsmonats abgeschlossen (Journal & Konten), keine Beleg-Entwürfe und keine offenen Bankzeilen im Wirtschaftsjahr, Lohnkonten vollständig; dazu die Fragen zu Rückstellungen (Betrag oder 0), Gründungskosten und Gesellschafter-Verrechnungskonto beantworten. Rote Punkte sperren Schritt 2 (außer der AfA) und das Abschließen.

Schritt 2: Abschlussbuchungen

Je Art einzeln buchen, in dieser Reihenfolge; alle Buchungen am Stichtag mit Schlüssel KEIN (keine Wirkung auf UVA/ZM). Aufheben bucht gegen – erst die spätere Stufe (Ergebnis vor KöSt, KöSt vor Abgrenzung und Rückstellungen). Die AfA kommt aus dem Anlagenverzeichnis (Reiter Lohn & Anlagen).

Schritt 3: Bilanz und GuV –

Vorläufig, solange das Wirtschaftsjahr nicht abgeschlossen ist; beim Abschließen werden die Berichte eingefroren. Die Druckseite enthält zusätzlich Journal und Prüffragen (Drucken → als PDF speichern).

Bilanz

Gewinn- und Verlustrechnung

Anlagenspiegel

Schritt 4: Paket, Export, Abschließen

Paket = JSON-Datei mit Bilanz, GuV, Anlagenspiegel, Saldenliste, Journal, Prüffragen und Abschlussbuchungen. Für die Kanzlei ist der Export des ganzen Wirtschaftsjahres maßgeblich – Monatsexporte vor dem Abschluss sind unvollständig.

Standard: ohne Ergebnisbuchungen – der Steuerberater schließt das Jahr selbst ab.

Journal

Saldenliste

Alle Buchungen bis einschließlich des gewählten Monats.

Manuelle Buchung

Für Korrekturen und Buchungen ohne eigenen Beleg-Ablauf. Betrag brutto in Euro; ein negativer Betrag tauscht Soll und Haben. Eine manuelle Buchung lässt sich nur per Storno (Gegenbuchung) aufheben.

Firmendaten

Stammdaten der GmbH für Rechnungen, Wirtschaftsjahr und Meldungen. Ändern darf nur der Super Admin; jede Änderung bleibt im Verlauf erhalten.

Mahnwesen

Fristen in Tagen nach Fälligkeit, Mahnspesen in Euro und die Standardtexte der drei Mahnstufen. Platzhalter: {nummer}, {datum}, {faellig}, {betrag}, {spesen}, {firma}. Ändern darf nur der Super Admin.

FinanzOnline

Übermittlung der UVA und der Zusammenfassenden Meldung. Zugangsdaten werden nur als Cloudflare-Secrets gesetzt (siehe Deploy-Anleitung) und hier nie angezeigt. Ändern darf nur der Super Admin.

Personen (Lohn)

Wer Lohn bzw. Geschäftsführer-Bezug bekommt. Bezugsart ASVG = Dienstnehmer (Lohnsteuer, ÖGK); SVS = selbständig (z. B. Gesellschafter-Geschäftsführer ohne Lohnsteuer und SV im Lohn). Der Geschäftsführer ist laut Entscheidung ASVG-Dienstnehmer; eine Umstellung auf SVS wirkt nur für künftige Löhne.

Eröffnungsbilanz

Einmalig: Stammkapital, Einzahlung und Gründungskosten. Beträge in Euro.

Kontenplan

Konto anlegen